Business analýza je klíčovou disciplínou, která pomáhá organizacím definovat a pochopit jejich potřeby a navrhnout řešení vedoucí k dosažení strategických cílů. Jedním z nejdůležitějších aspektů této analýzy je kategorizace požadavků, která umožňuje systematické řízení potřeb a očekávání všech zainteresovaných stran.

Co jsou požadavky v business analýze?

Požadavky představují specifické potřeby nebo očekávání, které musí být splněny, aby bylo dosaženo určitého obchodního cíle. Mohou se týkat procesů, systémů, technologií, organizačních změn nebo interakcí mezi různými odděleními.

Tip : Při práci s požadavky je důležité je průběžně validovat, aby odpovídaly skutečným potřebám organizace a přinesly očekávanou hodnotu.

Aby byl celý proces řízení požadavků efektivní, je důležité je rozdělit do jasně definovaných kategorií. Kategorizace umožňuje lepší sledování, řízení a implementaci požadavků v rámci organizace.

Podle BABOK (Business Analysis Body of Knowledge) a dalších best practices můžeme požadavky v business analýze rozdělit do následujících kategorií:

1. Obchodní požadavky (Business Requirements)

Definice: Obchodní požadavky jsou strategické cíle a cíle organizace, které mají být dosaženy prostřednictvím projektu nebo změny.

Příklady:

• Zvýšení tržního podílu o 10 % během jednoho roku.
• Zlepšení zákaznické spokojenosti snížením průměrné doby vyřízení požadavků.
• Implementace digitálního řešení pro zjednodušení objednávkového procesu.

Kdo je stanovuje: Top management, vlastníci produktů, strategičtí manažeři.

2. Zúčastněné strany a jejich požadavky (Stakeholder Requirements)

Definice: Požadavky zúčastněných stran definují konkrétní potřeby jednotlivých subjektů, které jsou součástí projektu.

Příklady:

• Finanční ředitel potřebuje přesné reporty o zisku v reálném čase.
• IT oddělení požaduje, aby byl nový software kompatibilní s existující infrastrukturou.
• Zákazníci očekávají intuitivní rozhraní a snadný přístup k zákaznické podpoře.

Kdo je stanovuje: Interní i externí zainteresované strany (manažeři, zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé).

3. Funkční požadavky (Functional Requirements)

Definice: Funkční požadavky specifikují co musí systém nebo proces dělat, aby splnil obchodní cíle.

Příklady:

• Platební brána musí podporovat platby kartou, převodem i kryptoměny.
• Systém musí umožňovat vyhledávání produktů podle klíčových slov.
• Aplikace musí mít možnost personalizovaných notifikací pro uživatele.

Kdo je stanovuje: Business analytici ve spolupráci s IT týmem, vlastníci produktů, UX designéři.

4. Nefunkční požadavky (Non-Functional Requirements)

Definice: Nefunkční požadavky definují jakým způsobem musí systém nebo proces fungovat – zahrnují výkonnost, zabezpečení, škálovatelnost apod.

Příklady:

• Webová stránka musí být schopna obsloužit 10 000 uživatelů současně.
• Aplikace musí odpovídat do 2 sekund na uživatelský vstup.
• Úroveň zabezpečení musí splňovat normu ISO 27001.

Kdo je stanovuje: Architekti IT řešení, bezpečnostní specialisté, systémoví administrátoři.

5. Požadavky na přechodné období (Transition Requirements)

Definice: Tyto požadavky se týkají přechodu organizace na nové systémy, procesy nebo strategie.

Příklady:

• Přesun zákaznických dat do nového CRM systému bez ztráty informací.
• Školení zaměstnanců pro používání nového ERP systému.
• Zajištění podpory starého systému během přechodu na nový.

Kdo je stanovuje: Projektoví manažeři, IT oddělení, change management specialisté.

6. Regulatorní a legislativní požadavky (Regulatory & Compliance Requirements)

Definice: Tyto požadavky zajišťují, že organizace splňuje právní, etické a průmyslové normy.

Příklady:

• Dodržování GDPR při zpracování osobních údajů.
• Systém musí splňovat normy účetního výkaznictví IFRS.
• Požadavek na audity a pravidelné bezpečnostní testování.

Kdo je stanovuje: Právní oddělení, compliance specialisté, externí regulátoři.

Proč je kategorizace požadavků důležitá?

Efektivní řízení projektů – Kategorizace pomáhá jasně definovat, co je potřeba udělat a jaký to má dopad na organizaci.
Zajištění transparentnosti – Umožňuje zainteresovaným stranám lépe porozumět projektu.
Minimalizace rizik – Pomáhá předcházet chybám a nesrovnalostem v průběhu projektu.
Snadnější prioritizace – Rozdělení požadavků podle kategorií usnadňuje rozhodování o tom, které jsou klíčové a které mohou být odloženy.

Summary

Kategorizace požadavků v business analýze je nezbytným krokem pro efektivní řízení změn a inovací v organizaci. Díky jasnému rozdělení požadavků mohou podniky lépe plánovat, implementovat a kontrolovat své projekty. Business analytici hrají klíčovou roli v identifikaci a správě požadavků, čímž napomáhají organizacím k úspěšné realizaci jejich cílů.